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Cómo firmar documentos legales en Ontario de forma remota

Ahora se pueden firmar documentos legales con los abogados sin tener que estar presentes en el lugar
Por: Malicki Sanchez Law
Toronto · Publicado el: 19 noviembre, 2020

La forma en que firmamos documentos legales ha cambiado debido a la pandemia, el distanciamiento social y en un esfuerzo por promover la seguridad. Los abogados ahora pueden firmar documentos legales con sus clientes, de forma remota.

Declaraciones juradas y legales

A partir del 1 de agosto de 2020, los comisionados para tomar declaraciones juradas pueden reunirse de forma remota y encargar la firma de un declarante en una declaración jurada. Las condiciones se establecen en O.Reg 431/20 y se encuentran aquí: https://www.ontario.ca/laws/regulation/r20431.

El reglamento incluye las siguientes condiciones:

  1. El juramento o declaración se administra mediante un método electrónico de comunicación en el que la persona que administra el juramento o la declaración y el declarante o declarante pueden verse, escucharse y comunicarse entre sí en tiempo real durante toda la transacción.
  2. La persona que administra el juramento o declaración confirma la identidad del declarante.
  3. Se utiliza una versión modificada del jurat o declaración que indica:
    1. Que el juramento o declaración se administró de conformidad con este Reglamento
    2. La ubicación de la persona que administra el juramento o declaración y del declarante o declarante en el momento de la administración.
  4. En el caso de un comisionado a quien se aplica la sección 5 de la Ley, la información sobre el sello que se debe usar en esa sección aparece en el documento que se firma.
  5. La persona que administra el juramento o la declaración toma las precauciones razonables en el desempeño de sus funciones, incluido el asegurarse de que el declarante comprenda lo que se está firmando.

Es importante que el comisionado lleve notas escritas de la reunión. Las notas deben incluir:

  1. La hora de inicio y finalización de la reunión.
  2. El método de comunicación.
  3. Confirmación de que todos pueden verse y escucharse correctamente.
  4. Confirmación de que el declarante dio su consentimiento para una videoreunión.
  5. Los nombres de todas las personas presentes.
  6. Confirmación de que el declarante mostró una identificación con fotografía válida durante la reunión y una descripción de esa identificación.
  7. Otros detalles notables de la reunión, como preguntas formuladas y respondidas.

El comisionado debe decirle al declarante que incline la cámara hacia la línea de la firma en el momento en que se firma. El declarante debe entregar el documento original al comisionado. Cuando el comisionado recibe el documento puede firmar el original.

Es importante verificar la identificación del cliente antes de la reunión para asegurarse de que sea válida y esté actualizada. Para la verificación de identificación remota, ahora puede confirmar que la licencia de conducir es válida sin cargo: https://www.dlc.rus.mto.gov.on.ca/dlc/

Testamentos y poderes notariales

Los testamentos y poderes notariales son presenciados por dos personas que son mayores de 18 años, tienen capacidad mental y no son beneficiarios ni nombrados por el poder notarial designado. Normalmente, los testigos estarían en la misma habitación que el testador, pero ahora se puede hacer de forma remota.

Se recomienda que se sigan las notas de la reunión y la verificación de identidad como se describe anteriormente. La testificación de testamentos y poderes sigue un procedimiento diferente al de encargar declaraciones juradas y declaraciones legales.

Los testigos también deben tener copia del testamento y poderes en la reunión. El testador debe ver al testigo firmar su copia del documento, al igual que el testigo debe ver al testador firmar. Los testigos luego entregan su documento original al testador. El testador engrapará los dos originales; el firmado por el testador y el otro firmado por los testigos.

Tenga cuidado al actuar como testigo para asegurarse de que el testador tenga capacidad, esté firmando solo y esté firmando libremente sin influencia indebida. Es necesario agregar una cláusula de ejecución encima de las líneas de firma que indique que los documentos se están firmando de forma remota a través de tecnología audiovisual.

Si necesitas firmar un documento, preparar tu testamento, poderes, o concretar un trato inmobiliario de forma segura a través del distanciamiento social, contacta con Malicki Sanchez Law. Contamos con la experiencia y las herramientas para servirle de forma remota.

(Foto: katemangostar)

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